# Pasa los datos de tus facturas a una hoja de cálculo con IA: de la foto o el PDF a una tabla > Saca fecha, proveedor, base, impuestos y total de tus facturas con IA: a mano desde el chat o en automático con Make, Zapier o n8n. Y cómo revisar los importes. - Tipo: Guía - Categoría: Automatización - Autor: Álvaro Checa - Publicado: 28 de octubre de 2026 - Actualizado: 28 de octubre de 2026 - Página original: https://recursos.hubmedia.io/guias/datos-de-facturas-a-hoja-de-calculo-con-ia - Publicado por: Recursos Hub Media (https://recursos.hubmedia.io/) ## Lo que puede hacer la IA (y lo que no) Los chats de IA de hoy saben **leer una foto o un PDF de una factura** y copiar sus datos en una tabla: fecha, número, proveedor, base imponible, impuestos y total. Te ahorra teclear, que es la parte más pesada. Lo que no hace: no sustituye a tu gestor, contador o programa de contabilidad, y **puede equivocarse con un número**, sobre todo en fotos torcidas, tiques arrugados o facturas con varias líneas. Por eso esta guía tiene un paso de revisión que no te puedes saltar. > Esta guía te ayuda a ordenar datos. No es asesoramiento fiscal: lo que tengas que declarar y cómo, consúltalo con tu asesor. ## ¿Qué camino elijo? | Si tienes… | Usa | Tiempo de montaje | | --- | --- | --- | | Pocas facturas al mes (menos de 30) | Camino A: el chat de IA | Ninguno: empiezas hoy | | Muchas facturas que te llegan por correo | Camino B: una automatización | Una o dos tardes la primera vez | | Un programa de contabilidad | Mira antes si ya lee facturas solo | Puede que no necesites nada más | ## Las columnas de tu hoja *Prepáralas antes de empezar* | Columna | Qué va | Ejemplo | | --- | --- | --- | | Fecha | Fecha de la factura, siempre en el mismo formato | 2026-10-14 | | Número | El número de factura del proveedor | F-2026-0381 | | Proveedor | Nombre de la empresa que factura | Papelería Ejemplo | | Identificación fiscal | NIF, RFC, CUIT, RUT o el que toque en tu país | B00000000 | | Base | Importe antes de impuestos | 100,00 | | Impuestos | IVA u otros, con su porcentaje | 21,00 (21 %) | | Total | Lo que se paga | 121,00 | | Revisar | SÍ si algo no se leía bien | SÍ: fecha borrosa | ## Camino A: con el chat, en 5 pasos 1. **1. Junta las facturas**: PDF o fotos. Si haces foto, que sea de frente, con buena luz y la factura entera. Mejor de 5 en 5 que 40 de golpe: así se equivoca menos. 2. **2. Abre un chat nuevo**: En [ChatGPT](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/chatgpt), [Claude](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/claude) o [Gemini](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/gemini). Antes, revisa la privacidad (más abajo). 3. **3. Adjunta y pega el prompt**: El prompt de extracción de abajo. Le pide las columnas en orden y que marque lo dudoso en vez de inventarlo. 4. **4. Copia la tabla a tu hoja**: Pídele el resultado en formato de tabla, cópialo y pégalo en Google Sheets o Excel. Cada factura en una fila. 5. **5. Revisa los importes**: Con el prompt de comprobación y, sobre todo, mirando tú las filas marcadas con SÍ en «Revisar». Compara siempre el total con el papel. ## El prompt estrella: de factura a tabla ### Prompt: Extrae los datos de tus facturas (Chat · adjunta de 1 a 5 facturas en foto o PDF) Versión para ChatGPT, Claude y Gemini (Probado en ChatGPT, Claude y Gemini): ```text Te adjunto [número] facturas. Extrae sus datos en una tabla con estas columnas, en este orden: Fecha (formato AAAA-MM-DD), Número, Proveedor, Identificación fiscal, Base, Impuestos (importe y porcentaje), Total, Moneda y Revisar. Usa coma para los decimales y no pongas el símbolo de moneda en los importes. Copia los datos tal cual aparecen: no calcules ni completes nada que no se lea. Si un dato no se ve bien o falta, deja la celda vacía y escribe en Revisar «SÍ» y el motivo. Al final, dime cuántas facturas has leído y cuáles tienen algo que revisar. Mis facturas son de [España / México / Argentina / tu país]. ``` Las partes entre [corchetes] son variables: cámbialas por lo que quieras. Si una factura tiene varios tipos de impuesto, pídele una fila por cada tipo. ## La comprobación de importes ### Prompt: ¿Cuadran las cuentas? Versión para ChatGPT, Claude y Gemini (Probado en ChatGPT, Claude y Gemini): ```text Revisa esta tabla de facturas fila por fila. Comprueba que Base + Impuestos = Total y que el porcentaje del impuesto coincide con el importe. Señala también números de factura repetidos, fechas fuera de [el mes o el trimestre] y totales que parezcan raros para ese proveedor. Devuélveme solo las filas con problemas y qué falla en cada una. No corrijas nada tú. Tabla: [pega la tabla]. ``` Las partes entre [corchetes] son variables: cámbialas por lo que quieras. ## Camino B: en automático con Make, Zapier o n8n *Para cuando las facturas te llegan por correo* 1. **1. Elige la herramienta**: [Make](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/make), [Zapier](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/zapier) o [n8n](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/n8n). Las tres conectan tu correo con Google Sheets y tienen un paso de IA. Si dudas, lee [Make, Zapier o n8n: cuál elegir](https://recursos.hubmedia.io/guias/make-zapier-o-n8n-cual-elegir). 2. **2. El disparador**: Es lo que pone en marcha la automatización. Por ejemplo: «llega un correo con un PDF adjunto a mi dirección de facturas» o «se sube un archivo a la carpeta Facturas de Drive». 3. **3. El paso de IA**: Le pasas el adjunto y una versión corta del prompt de extracción. Pídele la respuesta con los mismos nombres de columna siempre, para que la hoja la entienda. 4. **4. Añadir una fila en la hoja**: El paso «añadir fila» de Google Sheets: cada dato de la IA va a su columna. Añade otra columna con el enlace al archivo original. 5. **5. El aviso de revisión**: Si la IA marca «Revisar: SÍ» o el total no cuadra, que te llegue un correo o un mensaje. Así solo miras las dudosas. 6. **6. Prueba con 10 facturas viejas**: Antes de dejarlo funcionando solo, pásale facturas que ya tengas bien apuntadas y compara. Si falla en algo, ajusta el prompt. ## Privacidad: lo que tienes que mirar - **¿Son facturas tuyas o de tus clientes?** Las facturas que emites llevan datos de tus clientes (nombre, dirección, identificación fiscal). Si los subes a una IA, eres responsable de esos datos. Usa un plan de empresa o una herramienta con la que tengas un acuerdo de tratamiento de datos, o quita los datos personales antes. - **¿La IA aprende con lo que subes?** En los planes personales, algunas IA usan tus conversaciones para entrenar si no lo desactivas. Mira cómo hacerlo en [Qué no contarle nunca a un chatbot](https://recursos.hubmedia.io/guias/que-no-contarle-a-un-chatbot). - **¿Quién ve la hoja de cálculo?** Compártela solo con quien lo necesite (tu socio, tu gestor) y nunca con «cualquiera que tenga el enlace». - **¿Guardas los originales?** Sí, siempre. La tabla es para ordenarte; lo que vale ante Hacienda o el fisco de tu país es la factura original. ## Sigue con esto - Guarda los adjuntos sin tocar nada: [Guarda los archivos adjuntos del correo en Drive automáticamente](https://recursos.hubmedia.io/guias/guardar-adjuntos-del-correo-en-drive). - Tu primera automatización, paso a paso: [Formulario, hoja de cálculo y resumen con IA](https://recursos.hubmedia.io/guias/primera-automatizacion-sin-programar). - Sumas por proveedor o por mes: [Prompts para pedirle a la IA fórmulas de Excel y Google Sheets](https://recursos.hubmedia.io/prompts/formulas-de-excel-y-google-sheets-con-ia). - La IA dentro de la propia hoja: [La función AI de Sheets y Copilot en Excel](https://recursos.hubmedia.io/guias/ia-dentro-de-google-sheets-y-excel). ## Preguntas frecuentes ### ¿La IA se puede equivocar con los importes? Sí. Lee bien los documentos claros, pero puede confundir un 1 con un 7, saltarse una línea o leer mal un decimal. Por eso hay que comparar siempre el total con el original y revisar las filas marcadas. ### ¿Funciona con tiques de compra en papel? Sí, si la foto es nítida y se ve entera. Los tiques térmicos se borran con el tiempo: hazles la foto el mismo día. ### ¿Puedo usar esta tabla para hacer mis impuestos? Te sirve para tener los datos ordenados y dárselos a tu asesor o pasarlos a tu programa de contabilidad. Lo que tengas que declarar depende de tu país y tu situación: consúltalo con un profesional.