# Usa la IA dentro de Google Sheets y Excel: la función AI de Sheets y Copilot en Excel

> Clasifica, resume y limpia datos sin salir de tu hoja: cómo usar la función AI de Google Sheets y Copilot en Excel, en qué planes están y sus límites.

- Tipo: Guía
- Categoría: Productividad
- Autor: Álvaro Checa
- Publicado: 27 de octubre de 2026
- Actualizado: 27 de octubre de 2026
- Página original: https://recursos.hubmedia.io/guias/ia-dentro-de-google-sheets-y-excel
- Publicado por: Recursos Hub Media (https://recursos.hubmedia.io/)

## Respuesta rápida

En Google Sheets, la función =AI() le pide a Gemini un texto para cada fila: clasificar, resumir o redactar. En Excel, la IA está en Copilot, en un panel lateral y en el modo agente. Las dos necesitan un plan de pago concreto; si no lo tienes, sube la hoja a un chat de IA.

## En qué se diferencia de pedir fórmulas

En [prompts para pedirle a la IA fórmulas de Excel y Google Sheets](https://recursos.hubmedia.io/prompts/formulas-de-excel-y-google-sheets-con-ia) le pides a un chat que **te escriba la fórmula** y tú la pegas. Aquí es distinto: **la IA trabaja dentro de la hoja**, celda a celda.

Sirve para lo que una fórmula normal no sabe hacer, porque hay que entender el texto:

- Clasificar comentarios de clientes en positivo, negativo o neutro.
- Resumir en una frase una respuesta larga de una encuesta.
- Sacar la ciudad de una dirección escrita de cualquier manera.
- Escribir una descripción corta para cada producto de una lista.

Para sumar, contar o buscar, sigue usando fórmulas de siempre: son exactas y gratis.

## ¿Qué IA tiene cada hoja de cálculo?

*Comprobado en octubre de 2026*

| Hoja de cálculo | Cómo se llama | Qué hace | En qué planes |
| --- | --- | --- | --- |
| Google Sheets | Función =AI() | Genera un texto por celda a partir de un prompt y de las celdas que le indiques | Google AI Pro y Ultra; Workspace Business y Enterprise Standard o Plus |
| Google Sheets | Gemini en Sheets (panel lateral) y Rellenar con Gemini | Crea tablas, analiza datos y completa columnas a partir de unos ejemplos | Los mismos planes con Gemini |
| Excel | Copilot (panel lateral) | Resume, clasifica, crea gráficos y fórmulas, y explica tus datos | Microsoft 365 Personal, Familia y Premium, o licencia Microsoft 365 Copilot en empresas |
| Excel | Modo agente de Copilot | Hace tareas de varios pasos en la hoja: crea pestañas, tablas y cálculos | Los mismos planes; algunas funciones llegan antes en inglés |

## Google Sheets: la función AI paso a paso

1. **1. Pon tus datos en una columna**: Por ejemplo, en la columna B, un comentario de cliente por fila. Deja la columna C vacía para el resultado.
2. **2. Escribe la función en la primera fila**: En C2 escribe: =AI("Clasifica este comentario como positivo, negativo o neutro. Responde solo con una palabra"; B2). Si tu hoja usa comas para separar en las fórmulas, cambia el punto y coma por una coma.
3. **3. Genera el resultado**: Pulsa el botón «Generar» que aparece junto a la celda. La IA escribe la respuesta.
4. **4. Cópiala hacia abajo**: Arrastra la esquina de la celda hacia abajo, selecciona todas y genera. Según la ayuda de Google, se generan hasta 350 celdas seleccionadas cada vez; si tienes más, espera y selecciona el resto.
5. **5. Revisa y fija los resultados**: Lee una muestra. Cuando estén bien, copia la columna y pégala como «solo valores», para que no cambie si alguien regenera la función.

## Lo que la función AI no hace

- **Solo devuelve texto:** no crea gráficos ni imágenes.
- **Solo ve las celdas que le indicas**, no el resto de la hoja ni tus archivos de Drive.
- **No se puede meter dentro de otras fórmulas**, como SI.
- **No se actualiza sola:** si cambias el dato original, tienes que volver a generar.
- **Tiene límites de uso** a corto y largo plazo. Si llegas al límite, toca esperar.
- Si ves «función AI no disponible», puede ser que tu plan no la incluya o que el administrador de tu empresa la tenga desactivada.

## Excel: Copilot paso a paso

1. **1. Guarda el archivo en OneDrive**: Copilot trabaja con archivos guardados en la nube de Microsoft (OneDrive o SharePoint) y con guardado automático activado.
2. **2. Convierte los datos en tabla**: Selecciona tus datos y pulsa Insertar > Tabla. Copilot entiende mucho mejor los datos cuando cada columna tiene un título.
3. **3. Abre Copilot**: Pulsa el botón Copilot de la cinta de opciones. Se abre un panel a la derecha donde escribes lo que quieres.
4. **4. Pide una cosa concreta**: Usa el prompt de abajo. Copilot te propone una columna nueva, una fórmula o un gráfico, y tú decides si lo añades.
5. **5. Para tareas largas, el modo agente**: Si quieres que haga varias cosas seguidas (por ejemplo, crear una pestaña de resumen con una tabla y un gráfico), usa el modo agente. Revisa cada cambio antes de darlo por bueno.

## Ojo: la función =COPILOT() ya no existe

Durante un tiempo, Excel probó una función =COPILOT() parecida a la de Sheets, solo para usuarios de los programas de pruebas. Microsoft la retiró el **14 de septiembre de 2026**. Si la ves en tutoriales antiguos, no la busques: usa el panel de [Copilot](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/microsoft-copilot) o el modo agente.

## El prompt estrella

### Prompt: Analiza y ordena una columna de texto (Para el panel de Gemini en Sheets, Copilot en Excel o cualquier chat)

Versión para ChatGPT, Claude y Gemini (Probado en ChatGPT, Claude y Gemini):

```text
En la columna [B] hay [comentarios de clientes / respuestas de una encuesta / descripciones de productos]. Añade una columna nueva llamada [Tema] que clasifique cada fila en una de estas categorías: [precio, envío, calidad, atención, otro]. Añade otra llamada [Tono] con positivo, negativo o neutro. Después, crea un resumen con cuántas filas hay de cada tema y de cada tono, y dime en tres frases qué es lo que más se repite. No cambies ni borres los datos originales.
```

Las partes entre [corchetes] son variables: cámbialas por lo que quieras. En la función =AI() de Sheets, usa solo la primera frase y apunta a la celda.

## Más ideas para la función AI de Sheets

| Quieres… | Escribe en la celda |
| --- | --- |
| Resumir respuestas largas | =AI("Resume en una frase de máximo [15] palabras"; B2) |
| Sacar un dato de un texto | =AI("Di solo la ciudad que aparece en esta dirección"; B2) |
| Descripción de producto | =AI("Escribe una descripción de [25] palabras para este producto, tono [cercano]"; A2:C2) |
| Corregir y unificar | =AI("Escribe este nombre con mayúscula inicial y sin abreviaturas"; B2) |
| Traducir | =AI("Traduce al [inglés], sin explicaciones"; B2) |

## Si no tienes esos planes

No pasa nada. Descarga la hoja como archivo (.xlsx o .csv) y súbela a [ChatGPT](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/chatgpt), [Claude](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/claude) o [Gemini](https://recursos.hubmedia.io/herramientas/gemini) con el prompt estrella. Te devuelven el archivo con las columnas nuevas o una tabla para copiar.

Antes de subir nada, quita nombres, teléfonos, correos y cualquier dato personal de tus clientes. Y para ordenar tus cuentas, tienes también el prompt para [organizar tu presupuesto del mes con IA](https://recursos.hubmedia.io/prompts/presupuesto-del-mes-con-ia).

## Preguntas frecuentes

### ¿La función AI de Google Sheets es gratis?

No con una cuenta gratuita de Gmail. Según Google, está en los planes Google AI Pro y Ultra y en Workspace Business y Enterprise Standard o Plus, con límites de uso.

### ¿Puedo fiarme de lo que escribe la IA en mis celdas?

Para clasificar y resumir suele acertar, pero se equivoca a veces. Revisa una muestra antes de usar los resultados y no la uses para cálculos: para eso, las fórmulas de siempre.

### ¿Copilot en Excel funciona en español?

El panel de Copilot sí entiende español. Algunas funciones nuevas, como el modo agente, han llegado primero en inglés, así que puede que en tu versión aún no estén todas.

## Fuentes

- [Use the AI function in Google Sheets](https://support.google.com/docs/answer/15877199): Ayuda de Google Docs Editors
- [Fill with Gemini in Sheets now available in 11 additional languages](https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/07/fill-with-gemini-in-sheets-now-available-in-11-additional-languages.html): Google Workspace Updates, 7 de julio de 2026
- [Frontier =COPILOT function in Excel will no longer be available (MC1454373)](https://mc.merill.net/message/MC1454373): Aviso del centro de mensajes de Microsoft 365