Tu primera automatización sin programar: formulario, hoja de cálculo y resumen con IA

Qué vas a construir

Alguien rellena el formulario de contacto de tu web. Sin que toques nada:

1. Sus datos se guardan en una hoja de cálculo de Google (una fila por mensaje).
2. Una IA lee el mensaje y escribe un resumen de una línea: qué quiere, si es urgente y qué deberías responder.
3. Te llega ese resumen a tu correo.

Se tarda unos 30 minutos la primera vez. Después funciona solo, día y noche.

La idea clave: disparador y acción

Toda automatización tiene la misma forma: «cuando pasa esto, haz esto otro».

• Disparador (en inglés, trigger): lo que pone todo en marcha. Aquí, «llega una respuesta nueva al formulario».
• Acciones: lo que pasa después, en orden. Aquí: «escribe una fila en la hoja», «pide un resumen a la IA» y «envíame un correo».

En Make, cada paso es un módulo (un círculo en la pantalla) y la automatización completa se llama escenario. En Zapier se llama Zap, pero la idea es idéntica.

Antes de empezar

Paso a paso en Make

Los nombres de los botones pueden variar un poco

1. 1. Crea un escenario nuevoEn el panel de Make, pulsa «Create scenario» (crear escenario). Verás una pantalla vacía con un círculo grande con un «+» en el centro.
2. 2. Elige el disparadorPulsa el «+», escribe «Google Forms» y elige el módulo que vigila respuestas nuevas («Watch Responses»). Pulsa «Add» para conectar tu cuenta de Google, acepta los permisos y elige tu formulario en la lista.
3. 3. Haz una prueba de envíoAbre tu formulario y envía un mensaje de prueba tú mismo. En Make, haz clic derecho (o mantén pulsado) en el módulo y elige «Run this module only». Si sale un globo con un número 1, ya tiene datos con los que trabajar.
4. 4. Añade el resumen con IAPasa el ratón por el lado derecho del círculo y pulsa el «+» pequeño. Busca el módulo de IA que vayas a usar (por ejemplo, el de OpenAI o el de Anthropic) y elige la acción de crear una respuesta o completar un texto. Pega el prompt de abajo. Donde pone [mensaje del formulario], haz clic y elige el campo «Mensaje» del disparador: eso se llama mapear, y le dice a Make qué dato poner ahí cada vez.
5. 5. Guarda la fila en la hojaAñade otro módulo: Google Sheets › «Add a Row» (añadir una fila). Elige tu hoja y la pestaña. Make te muestra las columnas que creaste: arrastra a cada una el dato que le toca (fecha, nombre, email y mensaje del formulario; y en «Resumen IA», la respuesta del módulo de IA).
6. 6. Mándate el resumenÚltimo módulo: Gmail › «Send an Email». Destinatario: tu correo. Asunto: «Nuevo mensaje de» y el nombre del formulario. Cuerpo: el resumen de la IA y, debajo, el mensaje completo.
7. 7. Pruébalo de principio a finAbajo a la izquierda pulsa «Run once» (ejecutar una vez) y envía otro mensaje de prueba desde el formulario. Comprueba que aparece la fila en la hoja y que te llega el correo.
8. 8. EnciéndeloPulsa «Save» (el icono de disquete) y activa el interruptor de programación. Elige cada cuánto revisa el formulario: en el plan gratuito, el intervalo mínimo suele ser de 15 minutos. Listo: ya funciona solo.

El prompt estrella

Para pegar en el módulo de IA

Eres el asistente de nombre de tu negocio, que se dedica a a qué te dedicas. Lee este mensaje que ha llegado desde el formulario de la web: mensaje del formulario. Responde solo con una línea con este formato: TIPO (presupuesto / duda / queja / colaboración / spam) · URGENCIA (alta / media / baja) · QUÉ QUIERE en menos de 15 palabras · RESPUESTA SUGERIDA en menos de 20 palabras. Si el mensaje no tiene sentido o es publicidad, escribe solo SPAM.

[mensaje del formulario] no se escribe a mano: en Make lo sustituyes por el campo del formulario.

¿Y con Zapier?

El mismo esquema funciona en Zapier: pulsa «Create» › «Zaps», elige Google Forms como disparador («New Form Response») y añade las acciones.

Una diferencia importante: el plan gratuito de Zapier solo permite Zaps de dos pasos (un disparador y una acción), con unas 100 tareas al mes. Te da para guardar el formulario en la hoja, pero para añadir el resumen con IA y el correo necesitas la prueba gratuita o un plan de pago. Por eso para este ejemplo usamos Make.

¿Dudas sobre cuál elegir? En esta misma colección comparamos Make, Zapier y n8n.

Si algo no funciona