Plantillas de atención al cliente para WhatsApp y email con IA

Escribe una vez, responde cien

En casi cualquier negocio, la mayoría de mensajes repiten las mismas preguntas: ¿abrís el domingo?, ¿cuánto cuesta?, ¿hacéis envíos?, ¿tenéis cita esta semana?

La idea es sencilla: la IA te ayuda a escribir buenas respuestas una sola vez y tú las guardas como plantillas. Después, responder es pulsar dos teclas y cambiar un detalle.

No hace falta conectar nada ni pagar ninguna herramienta: basta con un chat como ChatGPT, Claude o Gemini y las funciones que ya tienen WhatsApp Business y tu correo.

Paso 1: saca tu lista de preguntas

Tengo un negocio: tipo de negocio y ciudad. Aquí tienes mensajes reales de clientes, sin datos personales: pega 15 o 20 mensajes. Agrúpalos por tema y dame una lista de las preguntas que más se repiten, de la más frecuente a la menos. Añade también 5 preguntas que un cliente de un negocio como el mío suele hacer y que no aparecen aquí.

Antes de pegar mensajes, borra nombres, teléfonos y cualquier dato personal de tus clientes.

Paso 2: el prompt estrella

Todas tus respuestas, para WhatsApp y para email

Escribe las respuestas de atención al cliente de mi negocio. Datos: nombre nombre del negocio, qué hacemos productos o servicios, horario horario, dirección dirección o zona, precios orientativos precios, envíos o desplazamientos condiciones, cómo reservar o pedir cómo, cambios y devoluciones tu política. Preguntas que tienes que responder: pega la lista del paso 1. Para cada pregunta escribe dos versiones: una para WhatsApp (máximo 40 palabras, cercana, como mucho 1 emoji) y otra para email (con saludo, 2 o 3 frases y despedida con firma tu nombre). Usa solo los datos que te he dado; si falta alguno, escribe PENDIENTE en su lugar. Termina cada respuesta con un siguiente paso claro para el cliente. Dame también un atajo corto de una palabra para cada una (por ejemplo /horario).

Revisa con lupa precios, horarios y plazos: la IA solo puede usar los datos que tú le das.

Paso 3: los mensajes automáticos

Escribe para mi tipo de negocio dos mensajes automáticos de WhatsApp Business: uno de bienvenida para quien escribe por primera vez y otro de ausencia para cuando está cerrado. El de bienvenida, máximo 35 palabras, con las 3 cosas que más preguntan: ej.: horario, carta, cómo reservar. El de ausencia dice cuándo responderemos (cuándo) y dónde encontrar la información mientras tanto (web, enlace de reservas o perfil de Instagram). Tono cercano / profesional. Dame 2 opciones de cada uno.

Para los mensajes que no encajan

Un cliente me ha escrito esto: pega el mensaje sin datos personales. Quiero responderle que lo que quieres decirle. Usa como base el estilo y los datos de mis respuestas guardadas: pega 2 o 3 plantillas tuyas. Escríbelo para WhatsApp / email, breve y amable, y termina con una pregunta que le ayude a decidirse.

Dónde guardar las respuestas

Sin instalar nada

1. 1. Respuestas rápidas en WhatsApp BusinessEn los ajustes de WhatsApp Business, dentro de las herramientas para la empresa, busca «Respuestas rápidas». Crea una por cada respuesta con su atajo. Al escribir «/» en un chat te aparecen todas.
2. 2. Bienvenida y ausenciaEn las mismas herramientas para la empresa están el mensaje de bienvenida y el de ausencia. Pega los textos del prompt 3 y elige el horario.
3. 3. Plantillas en el correoGmail, Outlook y la mayoría de programas de correo permiten guardar textos como plantillas o firmas rápidas. Busca «plantillas» en los ajustes de tu correo y pega las versiones para email.
4. 4. Una copia de todoGuarda el banco completo en una nota o documento. Si cambias precios o el horario, pide a la IA: «actualiza todas las respuestas con estos datos nuevos».
5. 5. Revisa cada 3 mesesRepite el paso 1 con mensajes nuevos: aparecerán preguntas que antes no tenías.

Lo que conviene responder a mano

Las plantillas sirven para las preguntas de siempre. Responde tú, sin plantilla, cuando:

• Un cliente está enfadado o reclama algo.
• La pregunta es sobre un caso concreto (un pedido, una cita, un presupuesto).
• Te escribe un cliente habitual: un mensaje personal vale más que uno perfecto.

¿Quieres ir un paso más allá? Herramientas como Make o Zapier conectan tus apps sin programar: por ejemplo, para guardar en una hoja de cálculo cada email que llega desde el formulario de tu web. Empieza por las plantillas y automatiza después.